El vehículo no puede salir
Carabineros puede retirar de circulación un vehículo con documentos vencidos. Si es el que hace el reparto de mañana, el problema ya no es la multa.
El problema
Un papel vencido no detiene un vehículo. Detiene una operación.
Cuando el vehículo es una herramienta de trabajo, el documento atrasado deja de ser una multa y pasa a ser un despacho que no sale, un cliente que reprograma y un equipo detenido. Y al lado de eso, en silencio, hay viajes que nadie alcanzó a cobrar.
Llegó un parte y no sabes quién manejaba
Sin registro de quién salió con cada vehículo y a qué hora, la multa la termina pagando la empresa. Y el rayón del lunes tampoco tiene dueño.
Trabajos hechos que nadie cobró
El viaje salió, el cliente quedó conforme y la boleta quedó en la cabeza de alguien. Los que no tienen fecha de cobro son los que nunca van a avisar solos.
Qué incluye
Tres frentes, un solo sistema
La mayoría de las flotas resuelve estos tres problemas con tres herramientas distintas que no se hablan entre ellas: una planilla, un grupo de WhatsApp y un cuaderno.
Los papeles al día
Cada documento de cada vehículo con su semáforo, su fecha y su aviso anticipado al responsable que corresponde.
Ver cómo funciona →El conductor en terreno
Quién salió, con qué vehículo, en qué estado volvió y qué observó. Sin que el chofer tenga que crear una cuenta.
Ver cómo funciona →Lo que te deben
Clientes, viajes o arriendos, tarifas y cobros. Con el detalle de servicios que le mandas al cliente para que pague.
Ver cómo funciona →Frente 1 · Documentos
Toda la flota en una pantalla
Cada vehículo con todos sus documentos y su estado a la vista: al día, por vencer o vencido. Dos maneras de mirar: por vehículo, como en la vida real, o por vencimiento, como una línea de tiempo.
- Orden por urgencia: primero lo que está por vencer
- Diez tipos estándar más los que inventes tú
- Permiso de circulación en cuotas, marcando cada pago
- Renovar sin perder el documento del año pasado
- Aviso anticipado configurable: 60, 30, 15, 7 y 1 día
Alertas a quien corresponde
Asigna responsables por vehículo. Un solo correo resumen al día por persona, no uno por vencimiento, y refuerzo si algo ya venció.
Carga masiva desde tu Excel
Pega una lista de patentes o sube tu planilla. Tres pasos, con vista previa antes de confirmar y detección de duplicados.
Grupos, etiquetas y titulares
Ordena por sucursal o faena, marca las que están en taller y anota a nombre de qué razón social o banco de leasing está cada dominio.
Mantención preventiva
Programa por fecha o por kilometraje, lo que ocurra primero, y anticípate al taller en vez de reaccionar a la falla.
Expediente del vehículo
El historial completo, imprimible y exportable. En todos los planes, incluido el gratis: cobrar por sacar tus datos sería cobrar por irte.
Enlace temporal a los papeles
Manda los documentos de un vehículo a quien te los pida, sin darle acceso. Con vencimiento, revocable y con contador de aperturas.
Frente 2 · Conductores y terreno
Quién salió, cómo volvió y qué observó
El conductor marca su jornada desde el teléfono, de pie y con sol encima. Tú te enteras de lo que pasó sin llamar a nadie.
Entra con un enlace, sin cuenta
Le mandas el enlace y listo, con o sin código de cuatro dígitos. Antes de acertar el código solo se ve el nombre de la empresa: ni el nombre del chofer ni la patente.
Check-in de salida y llegada
Fotos, kilometraje, combustible y checklist. Todo opcional menos apretar el botón, para que el par salida/llegada cierre siempre.
Checklist configurable
Dieciséis puntos estándar, todos editables, más los de tu rubro. Lo que marcó el chofer no se edita nunca, ni siquiera tú: se agregan notas.
Hoja de ruta con paradas
Doce direcciones para ir tachándolas de a una, con foto de respaldo por parada. La lista se achica a medida que el chofer trabaja.
Jornada del día y bitácora
Quién salió, en qué condiciones y qué observó, con hilo de notas. Y por vehículo: quién lo usó, qué día y cuánto anduvo. Ahí está la respuesta del rayón que apareció el lunes.
Quién manejaba
Llegó una multa: pones patente, día y hora y tienes la respuesta, con su certeza escrita al lado. Tres fuentes, no una respuesta fingida: alguien va a firmar un traspaso con esto.
Frente 3 · Clientes y cobros
Si vives de tus vehículos, esta es la parte que se paga sola
RutaOk usa la palabra de tu rubro: viajes si eres transportista, arriendos si tienes rent a car, trabajos si eres taller o contratista. Es el mismo módulo con el nombre que usas tú.
Clientes y proveedores
A quién le trabajas y a quién le compras, con lo que tiene abierto cada uno. Importables desde planilla, con documentos por cliente: el contrato, la póliza que te exige, la credencial de faena.
Viajes, arriendos o trabajos
Qué cliente, qué vehículo, qué chofer y desde cuándo hasta cuándo. Programas a futuro o anotas lo que ya pasó. En el arriendo el conductor puede ir vacío, porque maneja el cliente.
Calendario del mes
Lo hecho, lo de hoy y lo que viene. Con un interruptor entre fecha del servicio y fecha de cobro, que son dos calendarios distintos y conviene no confundirlos.
Catálogo de servicios
Lo que vendes y a qué precio, escrito una sola vez. El precio neto en la base y la casilla de IVA decide cómo se lee lo tecleado, con el monto mostrado al revés al lado para no tener que creernos.
Cobros y facturación
Cuánto te deben, desde cuándo y qué ya se pasó de fecha. Ordenado como trabajo, no como clasificación, y nombrando aparte los que no tienen fecha de cobro, que nunca van a avisar solos.
Detalle de servicios al cliente
Armas el periodo, eliges qué incluir y con qué razón social, y lo mandas. El cliente abre una página con datos de hoy: si pagó ayer, hoy lo ve reconocido.
Inteligencia artificial
La IA propone, una persona confirma
Tres usos concretos, ninguno decide nada solo. Todos consumen de una cuota mensual que ves en tu plan, así que nunca hay una sorpresa a fin de mes.
Suelta los papeles revueltos
Subes de una vez todos los documentos de la flota y los repartes después. Marcas cuáles vale la pena que lea la IA, la lectura corre en el servidor y puedes cerrar la pestaña y volver. El reverso de un documento no se cobra.
Los números, en palabras
Qué dicen los costos de tu flota, explicados. Se guarda todo: puedes volver, comparar con el análisis del mes pasado y seguir preguntando.
Luces del tablero
El chofer deja la foto del tablero y RutaOk te dice qué testigos quedaron encendidos. Informa que se encendió una luz; nunca diagnostica qué falla hay, y lo dice.
Tu equipo
Cada uno ve lo que le toca
Cinco roles, y dos permisos que van por separado a propósito: ver la plata no es lo mismo que despachar.
| Rol | Para quién es | Qué alcanza |
|---|---|---|
| Dueño | Quien contrata | Todo, más el plan, el cobro y los usuarios. |
| Administrador | Jefe de flota | La operación completa, sin tocar el plan ni la facturación de RutaOk. |
| Editor | Quien coordina | Carga y edita vehículos, documentos y rutas. Solo ve sus propios documentos personales. |
| Lector | Contador, auditor | Mira sin modificar. Puede abrir un ticket de soporte igual que cualquiera. |
| Conductor | Quien maneja | Su propio menú: sus vehículos, sus papeles, su jornada y su checklist. |
Comparación honesta
La planilla funciona hasta que deja de funcionar
Casi todas las flotas parten con una planilla, un grupo de WhatsApp y un cuaderno. El problema no es ninguno de los tres por separado: es que no se hablan entre ellos.
Planilla, WhatsApp y cuaderno
- Gratis y ya los tienes
- Flexibles: pones lo que quieras
- Solo avisan si alguien los abre
- El check-in del chofer se pierde en el chat
- Nadie sabe quién manejaba el martes
- Lo que cobraste vive en otra planilla
- Sin responsables ni trazabilidad
RutaOk Flotas
- Te avisa sin que tengas que entrar
- Estado de toda la flota a la vista
- El chofer marca su jornada desde el teléfono
- Quién manejaba, con su nivel de certeza
- Lo que te deben, en la misma pantalla
- Historial completo para auditorías
- Desde $24.900 al mes
Cómo empezar
Operativo el mismo día
Sube tu flota
Pega la lista de patentes o sube tu Excel con las fechas actuales. No necesitas reconstruir el historial para empezar.
Define quién hace qué
Asigna responsables por vehículo, invita a tu equipo con el rol que corresponde y manda el enlace a tus conductores.
Deja de revisar
Desde ahí RutaOk vigila y registra. Tú solo respondes cuando llega un aviso, con tiempo de sobra para resolverlo.
Precios
Menos que una multa, todos los meses
Precios en pesos chilenos, con IVA incluido. Prueba gratis por 14 días, sin tarjeta. Cada plan trae su propio conjunto de módulos: mira la lista de cada tarjeta para saber cuáles.
Vehículos de trabajo y varias personas a cargo. Un documento vencido detiene la operación.
Flota
Hasta 10 vehiculos y 3 usuarios, con lectura automatica de documentos y reportes
$24.900
/ mes
$224.000
/ año
Equivale a $18.667 al mes.
3 meses gratis — pagas 9 y usas 12. Ahorras $74.800 al año.
14 días de prueba gratis
- 10 vehículos
- 3 usuarios que administran la cuenta
- 10 conductores
- 25 GB para documentos y fotos
- 40 documentos leídos por IA al mes
- Avisos hasta 120 días antes
- Clientes sin límite
- Subes la foto y los datos se llenan solos
- Licencia y cédula guardadas, con aviso de vencimiento
- Tus conductores con su licencia al día, asignados a cada vehículo y con check-in de ruta
- Comparte los papeles de un vehículo por WhatsApp, por las horas que decidas
- Suelta todos tus papeles de una vez y los repartes después
- Te avisamos antes de cada mantención, por fecha o por kilometraje
- Qué te vence cada mes, en el mismo calendario donde ves tu trabajo
- Cuánto gastas en cada vehículo, con comprobantes
- Sin conexión con el GPS de los vehículos (no incluido en este plan)
- Reportes en PDF y Excel
- Los avisos salen con la marca de RutaOk (no incluido en este plan)
- Sin publicidad (no incluido en este plan)
- Sin registro de clientes (no incluido en este plan)
- Sin registro de servicios prestados (no incluido en este plan)
- Sin recepcion de pedidos de clientes (no incluido en este plan)
- Las rutas se arman de a una (no incluido en este plan)
- Emites con tu razón social, con tu logo y tus datos de pago
- Fichas con los campos estándar (no incluido en este plan)
Flota Pro
Hasta 25 vehículos y 10 usuarios, con marca blanca en los avisos
$49.900
/ mes
$448.000
/ año
Equivale a $37.333 al mes.
3 meses gratis — pagas 9 y usas 12. Ahorras $150.800 al año.
14 días de prueba gratis
- 25 vehículos
- 10 usuarios que administran la cuenta
- 15 conductores
- 100 GB para documentos y fotos
- 100 documentos leídos por IA al mes
- Avisos hasta 120 días antes
- Clientes sin límite
- Subes la foto y los datos se llenan solos
- Licencia y cédula guardadas, con aviso de vencimiento
- Tus conductores con su licencia al día, asignados a cada vehículo y con check-in de ruta
- Comparte los papeles de un vehículo por WhatsApp, por las horas que decidas
- Suelta todos tus papeles de una vez y los repartes después
- Te avisamos antes de cada mantención, por fecha o por kilometraje
- Qué te vence cada mes, en el mismo calendario donde ves tu trabajo
- Cuánto gastas en cada vehículo, con comprobantes
- Sin conexión con el GPS de los vehículos (no incluido en este plan)
- Reportes en PDF y Excel
- Avisos con la marca de tu empresa
- Sin publicidad (no incluido en este plan)
- Tus clientes y proveedores en fichas, con buscador e importación desde planilla
- Qué le prestaste a cada cliente, con quién lo hizo y qué falta cobrar
- Tus clientes te dejan sus pedidos y tu les devuelves el recorrido y el precio
- Todas tus rutas en una pantalla, con linea de tiempo por vehiculo
- Emites con tu razón social, con tu logo y tus datos de pago
- Agregas tus propios campos a cada ficha, según tu rubro
Corporativo
Vehiculos y usuarios sin limite, con todo el producto incluido
$79.900
/ mes
$719.000
/ año
Equivale a $59.917 al mes.
3 meses gratis — pagas 9 y usas 12. Ahorras $239.800 al año.
14 días de prueba gratis
- 50 vehículos
- 20 usuarios que administran la cuenta
- 50 conductores
- 500 GB para documentos y fotos
- 300 documentos leídos por IA al mes
- Avisos hasta 120 días antes
- Clientes sin límite
- Subes la foto y los datos se llenan solos
- Licencia y cédula guardadas, con aviso de vencimiento
- Tus conductores con su licencia al día, asignados a cada vehículo y con check-in de ruta
- Comparte los papeles de un vehículo por WhatsApp, por las horas que decidas
- Suelta todos tus papeles de una vez y los repartes después
- Te avisamos antes de cada mantención, por fecha o por kilometraje
- Qué te vence cada mes, en el mismo calendario donde ves tu trabajo
- Cuánto gastas en cada vehículo, con comprobantes
- Tus vehículos en el mapa con su GPS: dónde están, si van andando y con el motor encendido
- Reportes en PDF y Excel
- Avisos con la marca de tu empresa
- Sin publicidad (no incluido en este plan)
- Tus clientes y proveedores en fichas, con buscador e importación desde planilla
- Qué le prestaste a cada cliente, con quién lo hizo y qué falta cobrar
- Tus clientes te dejan sus pedidos y tu les devuelves el recorrido y el precio
- Todas tus rutas en una pantalla, con linea de tiempo por vehiculo
- Emites con tu razón social, con tu logo y tus datos de pago
- Agregas tus propios campos a cada ficha, según tu rubro
¿Flota grande o necesidades particulares? Escríbenos y lo vemos caso a caso.
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Preguntas de empresas
¿Desde cuántos vehículos conviene RutaOk Flotas?
Desde el momento en que dejas de tener las fechas en la cabeza. Con dos o tres vehículos una planilla todavía funciona; desde ahí en adelante el costo de un olvido supera con creces el del plan. Y si además le facturas a alguien por usar esos vehículos, el módulo comercial se paga con una sola ruta que dejes de olvidar cobrar.
¿Sirve para mi rubro?
RutaOk cambia la palabra según a qué te dediques: al transportista le habla de viajes, al rent a car de arriendos y al taller o al contratista de trabajos. Es el mismo módulo con el nombre que usas tú. Además puedes agregar campos propios de tu rubro —faena, número de contrato, ventana de entrega— y tipos de documento que no existen en ninguna lista estándar, como una resolución sanitaria o una credencial de faena.
Llegó una multa y no sé quién manejaba. ¿RutaOk me lo dice?
Te da la respuesta con su nivel de certeza escrito al lado, que es lo honesto. Cruza tres fuentes: el check-in del conductor (certeza alta), la ruta que estaba comprometida ese día (media) y la asignación del vehículo (baja). No inventa una respuesta única, porque alguien va a firmar un traspaso de multa con eso.
¿Mis conductores necesitan crear una cuenta?
No. Puedes mandarle a cada conductor un enlace —por WhatsApp o como prefieras— que abre sin cuenta y sin contraseña, con o sin un código de cuatro dígitos. Ese enlace alcanza exactamente tres cosas: ver el vehículo y sus papeles, marcar inicio y fin de la jornada, y llenar el checklist. Los documentos personales de cualquier persona quedan del otro lado de la pared. Si prefieres que tengan cuenta, existe el rol de conductor, con su propio menú.
¿Puedo cargar mi flota desde una planilla?
Sí, de tres maneras: pegando una lista de patentes, subiendo tu Excel o CSV con las columnas en el orden que ya tenían, o cargándolos de a uno. La importación es en tres pasos —subir, decir qué es cada columna, revisar cómo quedaría antes de confirmar— y detecta duplicados. El archivo no se guarda en disco: se interpreta y se guarda lo interpretado.
¿Todos en mi equipo ven los montos?
No, y ese es un permiso aparte a propósito. Hay cinco roles —dueño, administrador, editor, lector y conductor— y ver la plata (montos y estado de cobro) es un permiso distinto de despachar. Quien coordina las rutas no tiene por qué ver las tarifas de tus clientes.
¿Quién puede ver la licencia o la cédula de un conductor?
Solo quien tú autorices, persona por persona, además del rol. Un editor o un lector ven únicamente sus propios documentos personales y ni se enteran de que existen los demás. La lectura con IA tiene prohibido tocar documentos de ámbito personal, y ese candado está en la librería, no en la pantalla.
¿Qué documentos puedo controlar además de los obligatorios?
Cualquiera que tenga fecha de vencimiento. Además de revisión técnica, permiso de circulación y SOAP, puedes registrar seguros complementarios, certificados de gases, padrón, TAG, contratos, licencias de conducir de tus conductores y tipos propios de tu operación. El permiso de circulación además se puede llevar en cuotas, marcando cada una a medida que la pagas.
¿Puede recibir las alertas más de una persona?
Sí. Defines quién recibe los avisos y asignas responsables por vehículo, para que la alerta llegue a quien realmente puede resolverla y no solo al dueño de la cuenta. Cada persona elige además su hora de envío y con cuántos días de anticipación quiere el aviso. Los conductores reciben un correo propio, solo con lo suyo.
¿Qué pasa cuando crece mi flota?
Cambias de plan cuando lo necesites. El precio parte desde $24.900 al mes y escala según la cantidad de vehículos y usuarios que administres, hasta 50 vehículos en el plan mayor.
¿Y si me quiero ir? ¿Me llevo mis datos?
Sí, y no te cuesta nada. El expediente completo de cada vehículo —todos sus documentos, mantenciones y renovaciones— se imprime y se exporta en todos los planes, incluso en el gratis. Está fuera de toda función de plan a propósito: cobrar por sacar los datos sería cobrar por irse.
¿Puedo probarlo antes de contratar?
Sí. Tienes 14 días de prueba gratis, sin tarjeta. Carga tus vehículos, manda un enlace a un conductor, revisa cómo llegan las alertas y decide después.
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Carga tus vehículos, manda un enlace a un conductor y mira cómo llegan las alertas. Sin tarjeta y sin compromiso.
Sin tarjeta · Cancela cuando quieras